| |
นอกจากจะมีธนาคารออมสินมาแบ่งปันประสบการณ์การใช้ระบบ Super E-Recruit ในงานสัมมนา การคัดคนด้วยวิทยาการสมัยใหม่ ครั้งที่ 7 แล้ว ยังมีคุณสุทธาภา ชนะรัตน์ อดีตผู้ดำรงตำแหน่ง Recruitment Manager จากปูนซีเมนต์นครหลวงมาร่วมเล่าเรื่องราวเกี่ยวกับประสิทธิภาพของระบบ Super E-Recruit ที่มีต่อขั้นตอนการคัดบุคคลเข้าทำงาน
“จริงๆ ที่ปูนซีเมนต์นครหลวงเรามีระบบ corporate website ของตัวเองใช้อยู่แล้ว ผู้สมัครสามารถเข้ามากรอกใบสมัครที่หน้าเว็บ แล้วทางเราก็สกรีนผู้สมัครจากตรงนั้นได้เลย” คุณสุทธาภาเล่า “เราประกาศเปิดรับใบสมัครอยู่ทั้งปี เพราะฉะนั้นผู้สมัครจะไม่ได้เข้ามาทีละเยอะๆ เหมือนกับทางออมสิน ตรงนี้จึงอาจทำให้เกิดคำถามว่า ทุกอย่างก็ดูพร้อมดีอยู่แล้ว แล้วทำไมทางเราถึงยังต้องยื่นเรื่องต่อทางผู้บริหารให้พิจารณาใช้ระบบ Super E-Recruit เพื่อปรับระบบการคัดคนของเราให้ดีกว่าเดิมอีก”
สาเหตุหลักที่ทำให้คุณสุทธาภาต้องทำเรื่องขอพัฒนาระบบในการคัดคนนั้นเกิดจากปัญหางบประมาณบานปลาย แต่กระบวนการการทำงานกลับดำเนินไปอย่างไม่เต็มประสิทธิภาพ
“กระบวนการการคัดคนในองค์กรเราเหมือนการทำงานแบบตำน้ำพริกละลายแม่น้ำ ในปีหนึ่งๆ เราใช้ budget ในการประกาศตำแหน่งงานเยอะ แต่กลับไม่สามารถที่จะจัดการผู้สมัครได้” คุณสุทธาภากล่าว “การประกาศแต่ละช่องทางใช้งบประมาณสูง เช่นลงประกาศในหนังสือพิมพ์ครึ่งหน้า แค่ 2 สี เท่านี้ก็ปาไป 8 แสนแล้ว นี่แค่เฉพาะช่องทางเดียวเท่านั้นนะคะ ยังมีค่าใช้จ่ายในการประกาศกับสื่ออื่นๆ อีก ตรงนี้ก็เลยเป็นเหตุที่บางครั้งเราก็ต้องตัดบางช่องทางออกไป ทำให้ผู้สมัครบางท่านเสียโอกาสที่จะสมัครงานด้วย”
นอกจากนี้ ขั้นตอนต่างๆ ในการทำงานก็ซ้ำซากและใช้เวลามาก “เริ่มต้นแค่งาน admin แค่ manager ส่งใบขออัตรากำลังคนให้เราเริ่มลงประกาศแค่ตำแหน่งเดียว น้องๆ ทีมงานเราต้องทำงานซ้ำๆ กันไม่ต่ำกว่า 5-6 ครั้งไปแล้ว
|
 |
“เริ่มแรกจะต้องไปลงประกาศใน corporate website ก่อน หลังจากนั้นก็เตรียมข้อมูลส่งไปให้ทางเว็บไซต์หางานต่างๆ อย่างเช่น jobtopgun หรือเว็บไซต์อื่นๆ แล้วก็ยังต้องมีการประกาศตำแหน่งงานนี้ไปยัง internal job post ขององค์กรเองอีก ซึ่งหน้าประกาศงานก็ต้องทำออกมาให้มีรูปแบบที่สวยงาม
“เรื่องถัดมาคือเรื่อง report ซึ่งคุณจะต้องคอยบันทึกข้อมูลการทำงานต่างๆ อยู่ตลอดการทำงาน เช่นทางไลน์ส่งใบขออัตรากำลังคนมาครั้งแรกเมื่อไหร่ ใครเป็นคนขอ แล้วเราปิดจ็อบนี้ได้สำเร็จเมื่อไหร่ ซึ่งข้อมูลตรงนี้จะใช้ในการติดตามการทำงานของทีม
“จะเห็นว่าแค่เริ่มประกาศงานเท่านั้น คุณต้องทำงานเรื่องเดียวซ้ำๆ กันไม่ต่ำกว่าสี่หรือห้าครั้งเข้าไปแล้ว คงไม่ต้องไปนับถึงเรื่องขั้นตอนในการจัดการงานเอกสารส่วนอื่นๆ ซึ่งมีขั้นตอนยุ่งยากอีกมาก”
นอกจากขั้นตอนการทำงานซ้ำซากแล้ว อีกสาเหตุที่ทำให้เกิดการพัฒนาระบบก็คือปัญหาในการค้นข้อมูลผู้สมัครเก่า คุณสุทธาภาเล่าถึงปัญหาที่เกิดขึ้นว่า “สิ่งที่เราเจอก็คือ ผู้สมัครคนนี้เคยผ่านการสัมภาษณ์ไปแล้วเมื่อ 5-6 เดือนก่อน แต่อาจจะไม่ได้รับเข้ามาเพราะด้วยเหตุผลบางประการ แต่แล้วอยู่ๆ วันหนึ่งไลน์เมเนจอร์โทรเข้ามาขอข้อมูลผู้สมัครคนนี้มาพิจารณาใหม่อีกครั้ง เราก็ต้องไป track ข้อมูลที่เก็บบันทึกไว้ออกมา ซึ่งใช้เวลาค่อนข้างเยอะกว่าที่จะค้นเจอข้อมูลที่ต้องการ”
ตรงนี้เอง ที่เป็นตัวจุดประกายให้ทางคุณสุทธาภาเริ่มพูดคุยกับทางผู้บริหาร เพื่อขอพัฒนาระบบเพิ่มเติมจากที่มีอยู่ และระบบ Super E-Recruit ก็เป็นหนึ่งในตัวเลือกที่ทางปูนพิจารณา
“ระบบ Super E-Recruit ของทาง Topgun มีสิ่งหนึ่งที่เราอยากได้ นั่นคือมีการมานั่งทำความเข้าใจระบบและความต้องการของทางปูนก่อนเป็นอันดับแรก ว่าเรามีระบบ มีขั้นตอนในการคัดคนอย่างไรบ้าง เมื่อเข้าใจระบบการทำงานของเราแล้ว จึงตกลงทดลองใช้ระบบ” คุณสุทธาภาอธิบาย “ทั้งนี้ ทาง Topgun ไม่เหมือนกับบริษัทอื่นๆ ที่ให้ทดลองใช้ระบบไปก่อนโดยไม่สนใจ requirement เรา ซึ่งอาจจะถูกใจคุณในระดับหนึ่ง แต่ถ้าคุณคิดอยากจะพัฒนาระบบก็ต้องรอหลังจากซื้อไปแล้วเท่านั้น
“ส่วนของทาง Topgun นั้น จะปรับระบบให้เข้ากับความต้องการของเราในรูปแบบ tailor-made แล้วก็ให้เราทดลองใช้เลย ถ้ายังมีอะไรที่ไม่ถูกใจก็ปรับแก้กันไปจนกว่าระบบจะรองรับการทำงานของทีมเราได้ดีที่สุด”
อีกเหตุผลสำคัญที่ทางปูนซีเมนต์นครหลวงตัดสินใจเลือกใช้ระบบ Super E-Recruit ก็คือการดูแลของทางทีมงาน “เรื่องทีมถือเป็นเรื่องที่สำคัญมากนะคะ เพราะเวลาที่เราชาว HR ต้องคุยรายละเอียดที่ซับซ้อน โดยเฉพาะเรื่องที่เกี่ยวข้องกับทาง IT เราจะรู้สึกว่าเราจะคุยรู้เรื่องไหม ถ้าบอกสิ่งที่เราต้องการไปหมดแล้วเนี่ย ทางโน้นจะเข้าใจเราหรือเปล่า เราจะสื่อสารกันได้ชัดเจนเพียงพอไหม” คุณสุทธาภาเล่า
“ปรากฏว่าทางทีม AE ของ Topgun จะคอยให้คำแนะนำปรึกษาเราอยู่ตลอด โดยจะคอยช่วยเราพัฒนาปรับปรุงระบบ ซึ่งถือว่าทำได้ค่อนข้างดีมาก รวมไปถึงทางทีม IT ก็ช่วย support เราได้ตรงความต้องการ โดยรวมแล้วทางทีมสามารถช่วยให้เราพัฒนาระบบให้ตอบโจทย์ความต้องการได้จริงๆ”
|
Super E-Recruit ทำให้มีระบบติดตาม KPI ซึ่งสามารถ Track performance
หรือตรวจสอบการทำงานของทีม HR ได้ทันที
|
แล้วหลังจากที่นำระบบ Super E-Recruit เข้ามาใช้จริงแล้ว ปูนซีเมนต์นครหลวงก็พบว่าระบบเข้ามาช่วยแบ่งเบาภาระและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของฝ่ายบุคคลในหลายๆ ส่วน ซึ่งคุณสุทธาภาก็ได้เลือกประเด็นที่น่าสนใจมาแบ่งปัน โดยเน้นไปที่เรื่องรายงานผลการปฏิบัติงานต่างๆ ที่ช่วยให้ติดตามการทำงานของแต่ละฝ่ายได้สะดวกขึ้น
“ตรงนี้อยากจะมาเพิ่มเติมในส่วนความสามารถของระบบในการติดตาม KPI หรือที่เรียกว่าติดตามผลการปฎิบัติงานนะคะ ทางปูนเราเองใช้ข้อมูลส่วนนี้อย่างละเอียดแล้วก็ค่อนข้างเยอะ เนื่องจากเราจะคอยติดตามดูการทำงานของฝ่ายตลอด |
 |
“ก่อนหน้าที่จะมีระบบใช้ เราจะต้องคีย์ข้อมูลลงไปใน excel แล้วก็มาคอยตามดูตารางการทำงาน ว่าน้องทำงานตามกำหนดเวลาที่ควรจะเป็นไหม สมมติวันแรกที่ทางไลน์ส่งตำแหน่งงานเข้ามา พอเข้าวันที่ 2 น้องจะต้องเริ่มประกาศงานแล้วนะ ถ้าช้ากว่านี้แสดงว่าไม่ได้ไปตามระบบการทำงานแล้ว ไปจนถึงวันที่ 30 เราควรจะต้องมี shortlist ส่งไปให้ทางไลน์ ถ้าหากเลยมาจนวันที่ 45 หรือวันที่ 60 แล้วยังไม่มีผลคืบหน้า เราก็จะต้องมานั่งถามน้องแล้วว่าเกิดอะไรขึ้น ทำไมงานไม่มีความก้าวหน้า
“ที่ผ่านมาระบบตรงนี้จะต้องมานั่งทำมือทุกขั้นตอน คือต้องมานั่งบันทึกข้อมูลทำตารางออกมา เพื่อที่จะ track performance ของทีมได้ แต่หลังจากที่เรามาใช้ระบบของทาง Topgun เนี่ย คลิกทีเดียว รอไม่เกินสามวินาที ขึ้นอยู่กับความเร็วของอินเตอร์เน็ตบริษัท เราก็สามารถ track performance ในทีมได้ทันที”
นอกจากนี้ ระบบยังเข้ามาช่วยทีมฝ่ายบุคคลของปูนซีเมนต์นครหลวงในการเก็บบันทึกการทำงานแต่ละขั้นตอน เพื่อใช้นำเสนอต่อทางหัวหน้าฝ่ายหรือผู้จัดการอีกต่อหนึ่ง ซึ่งช่วยให้การปฏิบัติงานเป็นไปอย่างโปร่งใสและตรวจสอบได้สะดวกมากขึ้น
“ทีมของเราจะทำงานกันแบบ proactive คือจะไม่ยอมให้ทางไลน์เมเนเจอร์มาจี้หรือโจมตีเราได้” คุณสุทธาภาอธิบาย “เมื่อก่อนตอนที่ยังไม่มีระบบ เวลาที่เราส่งผู้สมัครไปให้ทางไลน์ก็อาจจะเจอคำถามว่า ขอรอ compare อีกได้ไหม คุณส่งมาให้ผมสัมภาษณ์แค่สองคนเอง ซึ่งในความเป็นจริงแล้ว กว่าจะส่งผู้สมัครสองคนนี้ไปให้ได้ เราผ่านการสัมภาษณ์กันมาเป็นสิบคนแล้ว จากคนสมัครจริงมา 20 หรือมากกว่านั้น
“ที่จริงเราก็ไม่ได้อยู่ในจุดที่จะต้องให้ทางไลน์เข้ามาตั้งคำถามอะไรแบบนี้ ดังนั้นก่อนที่เราจะมีระบบมาใช้ เราก็เลยต้องมานั่งลงมือทำบันทึกการทำงานแต่ละขั้นตอนกันเอง หรือบางทีก็ต้องให้น้องมานั่งค้น record ว่าสัมภาษณ์ไปกี่คนแล้ว วันไหนบ้าง เพื่อนำไปยืนยันกับทางไลน์ว่าเราทำงานอะไรกันไปบ้างแล้ว
“แต่เมื่อเปลี่ยนมาใช้ระบบ เราสามารถใช้ระบบกด forward ส่งบันทึกการทำงานต่อไปให้ทางไลน์ได้ทันที ทำให้ทางไลน์สามารถติดตามการทำงานของเราได้ตลอด และนอกเหนือไปจากนั้น เราก็สามารถที่จะถามกลับไปทางไลน์ได้ด้วยว่า ตอนนี้ทางคุณมีขั้นตอนการเลือกถึงไหนแล้ว ทำไมถึงไม่เลือกผู้สมัครสักที เราส่งไปให้ตั้งสองคนแล้ว ซึ่งตรงนี้ก็จะทำให้เราสามารถติดตามผลจากทางไลน์ได้ง่ายขึ้นด้วย”
นอกจากที่ระบบจะช่วยในการติดตามผลการทำงานได้ทุกขั้นตอนอย่างเป็นระบบ ยังช่วยในการจัดการเอกสารสำคัญก่อนเริ่มงาน ทำให้การทำงานของทางฝ่ายสะดวกขึ้น
|
 |
“ระบบทำให้การจัดการเอกสารก่อนเริ่มงานของทางปูนสะดวกมากขึ้นไปอีก” คุณสุทธาภากล่าว “ปกติเวลาเราติดต่อกลับไปทางผู้สมัครเพื่อตอบรับเข้าร่วมงาน เราก็จะให้อ่านเอกสารก่อนเริ่มงานทั้งหลายมาจากที่บ้าน ไม่ว่าจะเป็นเอกสารสวัสดิการหรือประกันสังคมต่างๆ
“ระบบ Super E-Recruit เข้ามาสนับสนุนการทำงานตรงจุดนี้ ตรงที่สามารถส่งเอกสารเหล่านี้ไปให้ ผู้สมัครทางอีเมลได้เลย เขาสามารถอ่านเอกสารเองที่บ้าน แล้ววันที่เข้ามาที่บริษัทก็สามารถ sign contract ได้ทันที ไม่ต้องมานั่งใช้เวลาอ่านเอกสารที่บริษัท ตรงนี้จะช่วยลดเวลาที่ผู้สมัครเข้ามาที่บริษัทได้มากขึ้น แล้วก็ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้บริษัทด้วย
“จะเห็นว่าระบบ Super E-Recruit นอกจากจะสามารถช่วยลดภาระในการทำงานเอกสารของฝ่ายบุคคล รวมถึงตัดการทำงานซ้ำซ้อนออกไปได้แล้ว ยังช่วยส่งเสริมการทำงานในกระบวนการการคัดบุคคคลเข้าทำงานให้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น จัดว่าเป็นระบบ e-recruit ที่ช่วยให้ระบบการทำงานของทางทีมดีขึ้นอีกค่ะ”
|
| คุณสุทธาภา ชนะรัตน์ อดีตดำรงตำแหน่งผู้จัดการฝ่ายสรรหา ปูนซีเมนต์นครหลวง |
