“จากความรวดเร็วของระบบ ทำให้สามารถลดระยะเวลา
  ในกระบวนการการคัดคนจาก 3 เดือน เหลือเพียงไม่ถึง
  2 สัปดาห์ โดยที่ธนาคารก็ได้คนตรงตามที่ต้องการ
  เป็นการปล่อยให้ระบบทำงาน ซึ่งช่วยลดต้นทุนค่าใช้จ่าย
  ลดเวลาในการทำงาน และยังคงประสิทธิภาพที่ใช้ได้จริง”
คุณสมชาย นุตยางกูร   
 
            ธนาคารออมสินนั้นเป็นที่รู้จักกันมานานกว่า 90 ปี เป็นหนึ่งในองค์กรชั้นนำของประเทศไทยที่มีผู้อยากเข้าร่วมงานด้วยมากที่สุด ทำให้ธนาคารจำเป็นต้องมีระบบการคัดสรรบุคคลเข้าทำงานที่รัดกุมและมีประสิทธิภาพ ซึ่งปีนี้ก็นับเป็นปีที่ 4 แล้ว ที่ทางธนาคารได้ใช้ระบบ Super E-Recruit เข้ามาช่วยในกระบวนการขั้นตอนการคัดเลือกบุคคลเข้าร่วมงาน
            ในครั้งนี้ ทางเราได้รับเกียรติจากคุณสมชาย นุตยางกูร ผู้ช่วยผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคลธนาคารออมสิน ที่จะมาร่วมแบ่งปันประสบการณ์การใช้ระบบ Super E-Recruit ให้แก่ HR ท่านอื่นๆ ในงานสัมมนาการคัดคนด้วยวิทยาการสมัยใหม่ ครั้งที่ 7 ว่าระบบได้เข้ามาช่วยแก้ปัญหาและเพิ่มประสิทธิภาพในการคัดคนอย่างไรบ้าง
            “ย้อนอดีตไปเมื่อสัก 3-4 ปีที่แล้ว สมัยก่อนที่ธนาคารจะนำระบบ Super E-Recruit มาใช้ ถ้าเกิดมีอัตราตำแหน่งว่างขึ้นมาตำแหน่งหนึ่ง ทางธนาคารก็จะประกาศรับสมัครเป็นครั้งๆ ไป โดยลงทางสื่อหนังสือพิมพ์บ้าง ลงทางสื่อโฆษณาต่างๆ บ้าง” คุณสมชายเล่า “คนที่ต้องการจะสมัครจะต้องมาสมัครภายในระยะเวลาที่กำหนด อาจจะใช้วิธีการ walk-in เข้ามาที่ธนาคารออมสินสาขาใหญ่ หรืออาจจะเขียนจดหมายสมัครงานส่งเข้ามาก็ได้ แล้วในปีหนึ่งๆ ธนาคารประกาศรับสมัครทีหนึ่ง ระยะเวลาในการสมัครก็ประมาณ 15 วันทำการ แค่เท่านี้ก็มีใบสมัครเข้ามา 3-4 หมื่นใบแล้ว

            “ทีนี้ปัญหามันก็เกิด ว่าแล้วเราจะจัดการอย่างไร ใบสมัครจำนวนมากขนาดนี้ เยอะเหมือนทายผลบอลโลกเลยนะครับ เริ่มต้นแค่แกะซองจดหมายก็เป็นเรื่องใหญ่แล้ว ธนาคารก็ต้องจ้างเด็กฝึกงานมานั่งแกะซองจดหมาย แล้วก็คีย์ข้อมูลลงไปในโปรแกรม excel ทีละคนๆ พอคีย์ข้อมูลเสร็จ ก็ต้องให้พนักงานเรามานั่งตรวจซ้ำอีกว่าที่น้องคีย์ข้อมูลมาตรงกับใบสมัครหรือเปล่า
            “หลังจากคีย์ข้อมูลเสร็จ ก็ต้องมานั่งไล่ screen ข้อมูลในใบสมัครทีละใบ ซึ่งก็ยากอีก เพราะจากใบสมัครที่ส่งเข้ามาเราดูไม่รู้ว่าน้องที่เพิ่งเรียนจบมา เขาจบจริงหรือเปล่า วุฒิของน้องบางคนที่ส่งเข้ามาก็ยังไม่จบ บางคนก็ไม่ใช่ตามที่เราต้องการ พนักงานเราก็ต้องนั่งทำงานมือไปทีละคน ทีละคน กว่าจะรวบรวมใบสมัครทั้งหมดได้ครบก็ใช้เวลาเป็นเดือน
            “หลังจากนั้นก็ต้องมาประกาศผลรายชื่อผู้ที่ผ่านเกณฑ์ตามที่ธนาคารกำหนด เพื่อจะเรียกให้เข้ามาสอบข้อเขียน ซึ่งการสอบของธนาคารจะเปิดสอบทั่วประเทศ ฉะนั้นก็จะมีสนามสอบในแต่ละภูมิภาค ตั้งแต่ภาคเหนือลงไปถึงภาคใต้ ค่าใช้จ่ายตรงส่วนนี้ก็ค่อนข้างสูง ทั้งค่าสถานที่สอบ ค่าแบบทดสอบ ค่าประมวลผลสอบ ไหนจะค่าใช้จ่ายของกรรมการที่จะต้องเดินทางไปคุมสอบ มีสอบหลายๆ ครั้งเข้ารวมกันแล้วก็เป็นล้านหรือหลายล้านบาท
            “สอบเสร็จ ประกาศผลเสร็จ ก็เรียกเข้ามาสัมภาษณ์ สัมภาษณ์ได้คนแล้วก็ต้องส่งเรื่องต่อให้ทาง line ว่าจะเลือกคนไหนเข้ามาคุยบ้าง เมื่อทาง line ตัดสินใจเสร็จก็ต้องส่งเรื่องกลับมาทางฝ่ายบุคคลให้ทำเรื่องต่ออีก ขั้นตอนทั้งหมดรวมๆ กันแล้วใช้เวลาไม่ต่ำกว่า 3 เดือน กว่าจะใส่คนลงในอัตราว่างได้แต่ละตำแหน่งงานได้หนึ่งคน ใช้เวลา ใช้คน ใช้เงินมากถึงขนาดนี้นะครับ”



หลังจากใช้ระบบ Super E-Recruit การคัดเลือกใบสมัครแสนกว่าใบ
เป็นเรื่องง่ายเพียงปลายนิ้ว


            แต่เมื่อนำระบบ Super E-Recruit เข้ามาช่วยในการทำงานตั้งแต่ปีพ.ศ. 2548-2549 ทางธนาคารออมสินก็ไม่ต้องมีการรับใบสมัครแบบ walk-in รวมถึงไม่ต้องเสียเวลาในการจัดการจดหมายใบสมัครกองใหญ่จำนวนกว่าสี่หมื่นใบอีกเลย แต่ธนาคารกลับมีใบสมัครออนไลน์อยู่ในระบบกว่าแสนใบ ซึ่งสามารถเข้ามาจัดการขั้นตอนต่างๆ ได้อย่างง่ายดายเพียงแค่ปลายนิ้ว ซึ่งช่วยลดทั้งเวลาและต้นทุนที่ใช้ในกระบวนการการคัดคนได้อย่างมหาศาล
            “ผมขอยกตัวอย่างตำแหน่งปฏิบัติการนะครับ” คุณสมชายกล่าว “สมมติว่ามีตำแหน่งปฏิบัติงานสาขาที่ต้องไปลงที่จังหวัดร้อยเอ็ด ถ้าเป็นสมัยก่อนก็ต้องใช้การสอบอย่างที่ได้อธิบายไป เสียเวลาไป 3 เดือน พอได้รายชื่อมา อันดับหนึ่ง สอง สาม อาจจะไม่มีคนไหนมาจากร้อยเอ็ดเลย อาจจะเป็นเด็กที่มาจากหนองคายหรืออุดร แต่พอถามเด็ก ด้วยความอยากได้งาน เด็กก็ยืนยันที่จะไปอยู่ที่ร้อยเอ็ด แต่หลังจากนั้นก็จะเกิดปัญหา เพราะอยู่ไปได้สักพักเขาก็จะทำเรื่องขอย้ายกลับจังหวัดบ้านเกิดทีหลัง ทำให้ตำแหน่งว่างอยู่ที่ร้อยเอ็ดอีก
            “แต่พอเราเอาระบบ Super E-Recruit มา เราก็ไม่ใช้การสอบแล้ว แต่เราเอาเรื่องสถานที่ทำงานมาเป็นเกณฑ์ในการเรียง Score Point จากใบสมัครเป็นขั้นแรกเลย ดึงออกมาเฉพาะคนที่อยากไปทำงานที่ร้อยเอ็ด แล้วถึงค่อยเลือกคนที่คะแนนประสบการณ์การทำงานหรือการศึกษาดีๆ ออกมาอีกที อาจจะเลือกออกมาได้ 10 คนเพื่อเรียกมาสัมภาษณ์ ซึ่งใน 10 คนนี้ ทุกคนต่างก็ระบุว่าอยากไปทำงานที่ร้อยเอ็ดอยู่แล้ว พอเราคัดได้เด็กที่ดี ที่ตรงใจเราขึ้นมาได้จากการสัมภาษณ์ ทีนี้ทุกอย่างก็ง่าย ไม่มีปัญหาเรื่องการโยกย้าย”
            ซึ่งกระบวนการในการคัดกรองใบสมัครที่ต้องการโดยใช้หลักเกณฑ์ที่ทางธนาคารต้องการ หรือแม้แต่ขั้นตอนการเรียงลำดับคะแนนใบสมัคร เพื่อเลือกใบสมัครที่คะแนนดีที่สุดขึ้นมา ก็เป็นเรื่องง่ายเพียงปลายนิ้ว ทำให้ธนาคารสามารถลดพนักงานที่ทำหน้าที่ดูแลเกี่ยวกับขั้นตอนการคัดคนได้จาก 10 กว่าคน เหลือเพียง 4 คนเท่านั้น และช่วยให้สามารถโยกย้ายพนักงานที่เคยต้องดูแลงานเอกสารให้ไปทำงานอื่นที่สำคัญกว่าได้

            “ตอนนี้เราใช้คนแค่ 2-3 คนเท่านั้นในการดูแลระบบ เพราะระบบใช้งานง่ายมาก เพียงแค่เรากำหนดเกณฑ์การให้คะแนนต่างๆ ไว้แค่เพียงครั้งแรกครั้งเดียว กำหนดลงไปว่าเราอยากได้คนแบบไหน มีคุณสมบัติอะไรบ้าง แล้วหลังจากนั้นระบบจะทำงานให้เราหมด
            “จากความรวดเร็วของระบบตรงนี้ บวกกับการที่เราตัดขั้นตอนไม่จำเป็นออกไปเยอะมาก อย่างการนั่งคีย์ข้อมูลเข้าระบบ หรือการมานั่ง screen ใบสมัครทีละใบๆ ซึ่งเมื่อก่อนใช้เวลา 3 เดือนกว่าจะได้คนเข้ามาเนี่ย เดี๋ยวนี้ใช้ระบบแล้วเราลดเวลาลงมาเหลือไม่ถึง 2 สัปดาห์ โดยที่ธนาคารก็ได้คนตรงตามที่ต้องการ เป็นการปล่อยให้ระบบทำงาน ซึ่งช่วยลดต้นทุนค่าใช้จ่าย ลดเวลาในการทำงาน และยังคงประสิทธิภาพที่ใช้ได้จริง” คุณสมชายกล่าวย้ำ
            ทั้งนี้ แม้ว่าระบบ Super E-Recruit จะไม่ใช่ขั้นตอนสุดท้ายของการคัดคน เพราะยังต้องอาศัยกระบวนการการคัดกรองโดยการสัมภาษณ์และการทำแบบทดสอบต่างๆ เพื่อเป็นการคัดโดยละเอียดอีกครั้งว่าผู้สมัครที่ผ่านเข้ามาจากระบบเหมาะสมกับตำแหน่งและองค์กรจริงๆ หรือไม่ แต่อย่างน้อย ปัจจุบันระบบก็สามารถเข้ามาช่วยในการทำงานของฝ่ายบุคคลธนาคารออมสินได้จริง
            “สำหรับผมแล้วคิดว่า เครื่องมือที่ดี จะต้องสามารถช่วยเราในการคัดเลือกบุคคลได้แม่นยำและรวดเร็ว” คุณสมชายกล่าวสรุปปิดท้าย
            “ผมว่าเราเอาเวลาที่จะเคยหมดไปกับการคัดใบสมัครไปทำอย่างอื่น ไปคิดงาน คิดนวัตกรรมใหม่ๆ โปรเจ็คใหม่ๆ ที่จะมาพัฒนาองค์กร แล้วให้ระบบ Super E-Recruit ทำงานในขั้นตอนการคัดคน ดีกว่ากันเยอะเลยครับ”

คุณสมชาย นุตยางกูร ปัจจุบันดำรงตำแหน่งผู้ช่วยผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคล ธนาคารออมสิน
 
อ่านบทความย้อนหลัง คลิกที่นี่